Von: Emily Finlay
Seit der Pandemie von 2020 hat sich das Verständnis von und die Einstellung zu geschäftlichen Meetings deutlich verändert. Remote Meetings sind heute genauso häufig, wenn nicht sogar häufiger, anzutreffen als Meetings vor Ort. Was früher als Zeitverschwendung angesehen wurde, kann heute als Höhepunkt des Arbeitstages betrachtet werden.
Trotz dieser Unterschiede bleibt der Hauptzweck von Meetings derselbe: eine Gruppe von Menschen zusammenzubringen, um Ideen auszutauschen und Dinge zu erledigen. In diesem Leitfaden gehen wir auf die verschiedenen Arten von Meetings ein, die Sie für Ihre Teams organisieren können. Sie erfahren, wie die einzelnen Optionen aussehen, zu welchen Zeiten sie am besten geeignet sind und wie Ihr Team davon profitieren kann.
Was sind Remote Meetings?
Sofern Sie nicht von zu Hause aus arbeiten, waren Remote Meetings vor 2020 relativ unbekannt. Wie wir bereits erwähnt haben, sind sie jedoch für viele Unternehmen inzwischen Standard.
Remote Meetings sind virtuelle Zusammenkünfte aller an der Diskussion Beteiligten unter Verwendung einer Vielzahl von Kommunikationstechnologien. Die beliebteste Art der Teilnahme sind Videokonferenzen, aber auch Telefonate fallen in diese Kategorie. In der Regel schaltet sich jeder Teilnehmer von einem anderen Ort aus ein, so dass diese Meetings eine einfache Möglichkeit bieten, alle Teilnehmer im selben virtuellen Raum zusammenzubringen.
Im Allgemeinen gibt es keinen guten Grund, virtuelle Meetings zu nutzen, wenn sich alle Teilnehmer im selben Bürogebäude befinden. Stattdessen sollten Remote Meetings eingesetzt werden, wenn Ihr Team nicht physisch anwesend sein kann. Zu den üblichen Szenarien gehören Meetings mit Personen aus anderen Niederlassungen oder Organisationen, Meetings nach Geschäftsschluss oder Notfallsituationen, wie z. B. eine Pandemie.
Wie wir während der COVID-19-Pandemie erfahren haben, bieten Remote Meetings zahlreiche Vorteile. Anstatt sich nur auf E-Mails oder Telefonate zu verlassen, können Sie Videokonferenzen nutzen, um eine engere Verbindung zwischen den Teilnehmern aufzubauen. Die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen vereinfacht Präsentationen und sorgt dafür, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind und sich an der Diskussion beteiligen. Außerdem können Sie damit Teams bilden, die nicht an einen bestimmten Ort gebunden sind. Unabhängig von der Entfernung können Sie sich immer auf eine gute Zusammenarbeit im Team verlassen.
Was sind persönliche Meetings?
Im Gegensatz dazu müssen die Teilnehmer bei persönlichen Meetings zur gleichen Zeit am gleichen Ort anwesend sein. Persönliche Meetings werden in der Regel dann eingesetzt, wenn alle Teilnehmer in der gleichen Gegend leben und/oder arbeiten, z. B. im gleichen Büro oder in der gleichen Stadt. Durch diese räumliche Nähe haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen, um sich zu unterhalten und gemeinsam an verschiedenen Projekten zu arbeiten.
Meistens findet ein Meeting mit dem gesamten Team an einem Ort wie einem Konferenzraum statt. Die Isolierung der Gruppe hilft Ihnen, sich auf die gemeinsame Arbeit zu konzentrieren. Sie können Informationen und Präsentationen austauschen, Diskussionen führen und vieles mehr. Je nach Thema können Sie sich auch nur mit einer oder zwei anderen Personen treffen.
Persönliche Meetings sind dann am besten geeignet, wenn alle Teilnehmer schnell und einfach am selben Ort zusammenkommen können. Sie sind auch ideal für Arbeiten, die eine physische Zusammenarbeit erfordern.
Persönliche Meetings sind zwar in der Regel geplant, lassen sich aber auch einfacher durchführen als Remote Meetings. Sie können Ihre Mitarbeiter schnell zusammenbringen, um alle Aktualisierungen zu besprechen, so dass Ihre Projekte schneller und reibungsloser ablaufen können.
Was sind hybride Meetings?
Hybride Meetings sind das Ergebnis einer Mischung aus Remote- und Präsenzmeetings. Wenn die Welt wieder zur Normalität zurückkehrt, werden Sie hybride Meetings wahrscheinlich häufiger sehen und nutzen, da sich Ihr Unternehmen und Ihr Team an die normalen Abläufe anpassen. Bei dieser Art von Zusammenkünften nehmen die Teilnehmer entweder persönlich oder über ein Remote-Kommunikationstool teil. Wenn Ihr Team aus einer Vielzahl von Mitarbeitern besteht, die sowohl vor Ort als auch remote arbeiten, sind hybride Meetings möglicherweise die beste Art von Zusammenkünften, die Sie nutzen können.
Bei einem hybriden Meeting versammeln Sie Ihre persönlichen Teammitglieder in einem Konferenzraum und nutzen die Technologie, um Ihre Mitarbeiter von zu Hause “in den Raum” zu bringen. Sie können entscheiden, ob sich Remote-Mitarbeiter per Telefon oder per Video einwählen, aber es ist wichtig, die Ablenkungen zu berücksichtigen, die Videokonferenzen für alle Beteiligten mit sich bringen können.
Hybride Meetings sind zwar eine gute Lösung für diese besonderen Situationen, können aber mehr Aufwand bedeuten, als sie wert sind. Sie müssen einen Weg finden, Präsentationen gemeinsam zu nutzen, damit jeder die Informationen sehen kann, die Sie austauschen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer alles hören können, ohne dass Remote-Mitarbeiter übersehen werden.
Wenn Sie hybride Meetings erfolgreich durchführen können, sollten Sie diese Option nutzen, um Ihr Team in Verbindung zu halten. Falls nicht, ist es vielleicht besser, alle Teilnehmer an einem Remote Meeting teilnehmen zu lassen, um die oben genannten Probleme zu vermeiden.
Häufige Gründe für die Planung eines Meetings
Der Grund für ein Meeting ist vielleicht noch wichtiger als die Art des Meetings, das Sie wählen. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Gründe, aus denen ein Meeting anberaumt wird, sowie einige wichtige Überlegungen zu den einzelnen Gründen.
Brainstorming-Meetings
Wenn sich Ihr Team auf die Arbeit an einem Projekt vorbereitet, ist es wichtig, Feedback von allen Beteiligten zu erhalten. In einer Brainstorming-Sitzung kann jeder seinen Beitrag zum Thema und zur Herangehensweise an die Arbeit leisten. Diese Meetings sind eine gute Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu fördern und sich für die anstehenden Aufgaben inspirieren zu lassen.
Dank der vielen verfügbaren Online-Tools können Sie jede der drei oben beschriebenen Arten von Meetings nutzen, um eine Brainstorming-Sitzung durchzuführen. Da es sich dabei meist um eine Diskussion handelt, können die Teilnehmer persönlich oder remote teilnehmen. Durch den Einsatz eines Tools wie MindManager zum Sammeln und Verfolgen von Ideen können Sie alle Teilnehmer unabhängig von ihrem Standort einbeziehen und auf dem Laufenden halten.
Neben dem Ideenaustausch bieten Brainstorming Meetings auch die Möglichkeit, die eigene Leistung zu verbessern. Wenn jemand von der Idee, die er vorgeschlagen hat, begeistert ist, sollten Sie ihm die Verantwortung für diese Aufgabe übertragen. Diese zusätzliche Investition führt oft zu unglaublichen Ergebnissen. Vor allem aber zeigen Gruppen-Brainstorming-Sitzungen Ihrem Team, dass es besser zusammen als getrennt arbeiten kann.
Meetings zur Entscheidungsfindung
Meetings zur Entscheidungsfindung werden abgehalten, wenn ein Team eine endgültige Entscheidung über eine Angelegenheit, die es betrifft, treffen oder erhalten muss. Das Team wird zunächst alle verfügbaren Optionen zusammentragen und skizzieren. Sobald Sie alle Möglichkeiten kennen, können Sie sie der Gruppe vorstellen.
Bei Entscheidungen, die von der Leitung getroffen werden, umfasst das Meeting die Vorstellung der Optionen, die Beantwortung etwaiger Fragen der Leitung und das Abwarten der Antwort. Wenn das Team eine gemeinsame Entscheidung trifft, folgt auf die Präsentation eine Diskussion.
Um die besten Ergebnisse zu erzielen, benötigt Ihr Team alle relevanten Informationen zu jeder Option. Ermitteln Sie die Vor- und Nachteile jeder Option und entscheiden Sie anhand dieser Punkte, welche Option am erfolgversprechendsten ist.
Meetings zur Entscheidungsfindung ermöglichen es Ihrem Team, jede Option gründlich zu prüfen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, die richtige Wahl zu treffen. Mit diesem Wissen können Sie sich auch besser auf Ihre nächsten Schritte vorbereiten.
Team Meetings
Wenn Menschen im selben Team arbeiten, sind Zusammenhalt und Zusammenarbeit nicht automatisch garantiert. Team Meetings dienen dazu, den Zusammenhalt zu stärken und die gemeinsame Arbeit zu verbessern. Ein Treffen kann dazu dienen, alle über die Unternehmensrichtlinien auf den neuesten Stand zu bringen, während sich das nächste auf Übungen zur Teamentwicklung konzentrieren kann. Solange es um die Stärkung Ihres Teams geht, kann diese Art von Meeting viele Formen annehmen.
Übliche Team Meetings sind:
- Kurze tägliche Zusammenkünfte zur Besprechung wichtiger Tagesordnungspunkte und zum Austausch von Neuigkeiten
- Teambuilding-Übungen, die durch auf Zusammenarbeit ausgerichtete Aktivitäten und Herausforderungen Spaß machen
- Meeting nach Abschluss eines Projekts, um die Arbeit zu besprechen, Feedback auszutauschen und Verbesserungsmöglichkeiten festzulegen
- Unterhaltsame Veranstaltungen zu Feiertagen, besonderen Anlässen oder einfach nur, um die Verbindungen zwischen den Mitarbeitern zu fördern
Teams arbeiten am besten, wenn alle zufrieden sind und engagiert zusammenarbeiten. Diese Meetings tragen dazu bei, dass sich alle einbezogen und wertgeschätzt fühlen, was die Zufriedenheit am Arbeitsplatz und das Engagement für Ihre Bemühungen fördert. Mit Team Meetings können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die gleiche Meinung über Ihre Arbeit und die gemeinsamen Bemühungen haben. Ihr Team wird als geschlossene Einheit zusammenarbeiten, was Ihnen weniger Kopfzerbrechen und mehr Ergebnisse beschert.
Info-Sharing-Meetings
In Meetings zum Informationsaustausch schließlich werden Themen vertieft, die für Ihr Team, Ihre Projekte und Ihr Unternehmen von Bedeutung sind. Im Gegensatz zu den kurzen Update-Meetings, die Sie vielleicht täglich oder mehrmals pro Woche abhalten, geht es bei diesen Sitzungen um die Vermittlung eingehender Informationen. Sie können wie ein Vortrag, eine Schulung, eine Präsentation oder sogar eine Debatte aussehen. Das Meeting kann nur Ihr Team, eine Einzelsitzung oder eine große Veranstaltung, wie z. B. einen Kongress, umfassen.
Manchen Menschen fällt es schwer, sich bei solchen informationslastigen Meetings zu konzentrieren, daher ist es im Allgemeinen am besten, die Anzahl der erforderlichen Bildungsveranstaltungen zu begrenzen. Beschränken Sie die Meetings zum Informationsaustausch auf wichtige Themen, wie neue Arbeitsmethoden oder Änderungen im Unternehmen.
Diese Meetings dienen nicht nur der Weiterbildung Ihres Teams, sondern geben ihm auch die Möglichkeit, gemeinsam zu lernen. Sie können Erkenntnisse weitergeben, die andere vielleicht noch nicht hatten, oder Fragen stellen, an die andere vielleicht nicht gedacht haben. Wenn alle das gleiche Wissen haben, können Sie Projekte auf neue Weise effizienter angehen. Sie alle können diese Informationen nutzen, um die Zusammenarbeit und die Ergebnisse zu verbessern und die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen.
Auch wenn es für remote oder hybride Teams schwieriger sein mag, Meetings zum Informationsaustausch abzuhalten, gibt es viele Online-Veranstaltungen. Von Webinaren bis hin zu live gestreamten Veranstaltungen können Sie allen die Möglichkeit geben, ihr Wissen zu erweitern und in ihrer Arbeit zu wachsen.
